De nieuwe Microsoft-applicatie die non-profitorganisaties helpt met het beheren van de vrijwilligers
In november 2021 komt Microsoft met twee nieuwe Apps waarmee een non-profitorganisatie gemakkelijk haar vrijwilligers kan beheren. Deze apps zijn: Microsoft Volunteer Engagement en Microsoft Volunteer Management. Wanneer je als non-profit met Microsoft Dynamics CRM en Microsoft Azure werkt (dus een school- of werkaccount), zijn deze applicaties vanaf november gratis te downloaden in de Microsofts app-store App Source.
De belangrijkste functies van Microsoft Volunteer Management
Het creëren van vrijwilligersevenementen
Microsoft Volunteer Management geeft de mogelijkheid om een evenement te creëren waarin je kunt bepalen: aan welke eisen de vrijwilliger moet voldoen, welke vaardigheden een vrijwilliger moet bezitten en welke vrijwilliger op welk moment werkt. Op deze manier kan je een evenement naar jouw voorkeur op een overzichtelijke wijze inrichten.
Toewijzen van vrijwilligers aan evenementen
Binnen Microsoft Volunteer Management is het mogelijk om de profielen van vrijwilligers te bekijken. Dit doe je door in de linker balk op vrijwilligers te klikken. Hier kan je zien: of de vrijwilliger geschikt is voor het georganiseerde evenement, in welke mate er contact is geweest met de vrijwilliger, de vaardigheden en beschikbaarheid van de vrijwilliger. Ook kan je via Excel Templates lijsten van de vrijwilligers toevoegen aan jouw contactenlijst. Dit is vooral handig wanneer je voorheen de contactgegevens van vrijwilligers bijhield in Excel.
Het volgen van de progressie die vrijwilligers maken
In Microsoft Volunteer Management kan je volgen in welke fase van het: instroom, doorstroom of uitstroomproces de vrijwilliger zit.
Het beheren van de activiteiten op de dag zelf
Via Microsoft Volunteer Management is het makkelijk bij te houden hoeveel vrijwilligers meedoen aan het evenement. Ook kan je verder bepalen welke vrijwilliger waar en hoelang werkt. Op deze manier kan je meer of minder vrijwilligers inplannen voor het evenement.
Communicatie met de vrijwilligers
Microsoft Volunteer Management geeft de mogelijkheid om geautomatiseerde berichten aan te maken. Deze kan je naar jouw vrijwilligers sturen. Zo kan je bijvoorbeeld de details sturen over: het evenement, bepaalde trainingen die de vrijwilligers nodig hebben en kan je de vrijwilligers bedanken voor hun bijdrage aan het evenement. Dit scheelt natuurlijk een hoop tijd, terwijl de vrijwilliger zich wel betrokken en gewaardeerd voelt. Het is ook handig mocht je het nog wel eens vergeten een berichtje te sturen naar de vrijwilligers. Via Microsoft Volunteer Management zijn deze berichtjes te plannen zodat dat niet meer fout kan gaan.