Door alle mogelijkheden die Teams te bieden heeft aan non-profitorganisaties, wordt het steeds gemakkelijker om te communiceren tijdens projecten, thuiswerken of de dagelijkse werkzaamheden. Teams zorgt ervoor dat een non-profitorganisatie gemakkelijker kan: vergaderen, haar agenda’s kan delen en collega’s op de hoogte houden van het laatste nieuws binnen de organisatie.
Teams heeft veel te bieden. Het kan door de hoeveelheid informatie misschien onoverzichtelijk zijn of een uitdaging worden om dit bij te houden. Binnen Teams is het belangrijk om te weten wie bij welke informatie kan komen. Om Teams te begrijpen is dit een goed punt om te starten. Om dit een beetje duidelijk te krijgen, volgt hieronder een uitleg van de mogelijkheden die er zijn voor het geven van rechten en toestemming binnen Teams.
Welke mogelijkheden hebben de eigenaren van een team?
Eigenaren van een team kunnen: instellingen van het team veranderen, nieuwe leden toevoegen aan privékanalen en teams. Ook kunnen eigenaren bepalen wie toegang krijgt tot bepaalde aspecten van de SharePoint van het team. Daarnaast kunnen eigenaren bestanden die per ongeluk zijn verwijderd terughalen via Microsoft SharePoint. Daarnaast kunnen eigenaren een team archiveren of verwijderen.
Leden van een team kunnen geen andere leden of teams verwijderen. Ook hebben ze geen toegang tot de instellingen van een team. Echter kunnen ze wel een groep aanmaken binnen een team. Dit heet een kanaal. Al deze kanalen bij elkaar vormen samen het team.
Zowel een eigenaar als lid kan een app of tabblad toevoegen, maar ook verwijderen binnen een kanaal. Om het toelaten van gasten aan te zetten gaat u naar Microsoft office. Wanneer u bent ingelogd gaat u naar Microsoft Admin. Binnen Microsoft Admin klikt u op de Teams Admin center, vervolgens klikt u op toegang voor gasten. In deze instellingen kunt u aanzetten of gasten welkom zijn in uw privéteam. Op deze manier kunnen mensen van buiten het bedrijf worden toegevoegd aan het team, zonder dat deze rechten krijgen om het team te veranderen. Wel hebben ze toegang tot: de chats, gedeelde bestanden en de SharePoint.
Wat is het verschil tussen privé- en openbare teams?
Om iemand aan een privéteam toe te voegen zijn er twee opties. De eerste is dat een eigenaar een uitnodiging verstuurd. De tweede is dat de eigenaar een verzoek om in het team te komen accepteert. Ook kan er in de instellingen worden aangegeven welke informatie beschikbaar is voor de leden. Standaard kan een lid alleen de teamnaam, de eigenaar, de leden en beschrijving van het team zien.
Bij publieke teams kan iedereen binnen de organisatie meedoen, ook zijn de bestanden en chat beschikbaar voor iedereen.
Voor een non-profitorganisatie is het aan te raden beide te nemen. De openbare teams kunnen worden gebruikt voor meetings en bestanden die iedereen in mag zien, en de privéteams voor meetings en bestanden die voor bepaalde personen bedoelt zijn. Op deze manier is het mogelijk voor een non-profitorganisatie om gevoelige informatie gescheiden te houden van informatie die wel gedeeld kan worden. Op die manier blijft het proces efficiënt, aangezien de bestanden en vergaderingen in dezelfde app op een overzichtelijke wijze te bereiken zijn.
Het is ook mogelijk om te schakelen tussen privé- en openbare teams. Dit wordt gedaan door op de drie bolletjes te klikken en vervolgens te gaan naar team bewerken. Vervolgens kan onder het kopje privacy het team openbaar of privé worden gemaakt.
Teams Admin Center gebruiken
De Microsoft-teams Admin Center kan alles binnen uw team beheren. Dit kan gaan van instellingen van een meeting tot het inzien van team statistieken.
Er zijn verschillende groepen waar de Admin Center in te verdelen is, namelijk de:
- Teams Communications Administrators: in deze groep is het mogelijk de bel- en vergaderinstellingen te beheren.
- Teams Communications Support Engineers: in deze groep kan de kwaliteit, betrouwbaarheid en de hulpmiddelen voor de technische aspecten van teams worden beheerd.
- Teams Communications Support Specialists: in deze groep is de informatie van een gebruiker te vinden. Ook statistieken van de meetings zijn hier te vinden. Dit is handig, bijvoorbeeld voor het identificeren van een probleem.
De bestanden in een team en de rechten daarvan
Het is handig om te onthouden dat bestanden makkelijk te delen zijn via Teams. Klik op het tabblad bestanden, daarna op upload het bestand en als laatste moet het gewenste bestand geselecteerd worden. Omdat Microsoft-Teams is verbonden met Office 365 zijn deze bestanden dan ook terug te vinden op de SharePoint onder ieder team.
De eigenaren en leden van een team kunnen de rechten van een bestand delen met de rest van het team. Bij een privéteam loopt het net iets anders, namelijk: de bestanden worden eerst in de OneDrive van de persoon die het bestand upload gezet, daarna komen ze in het team te staan.
Delen van informatie in Teams
Elk team staat in verbinding met een Office 365-groep. Op deze manier kan informatie gedeeld worden met de apps waar dat officeaccount mee verbonden is. Gebruikers die niet in het team zitten kunnen wel informatie delen via de OneDrive of SharePoint van die gebruiker. Alleen kunnen er geen extra teams of Office 365-groepen worden toegevoegd aan de groep van de eigenaren of leden.
Wanneer een bestand is gedeeld van buiten het team, dan zal een link verschijnen in het tabblad bestanden van Office 365.
Wie kan welke informatie zien in Microsoft Teams?
De privé teams worden hier buiten beschouwing gelaten, aangezien deze informatie al eerder is toegelicht.
Alle eigenaren en leden van een team kunnen alle chats, bestanden en apps zien binnen het team. Ook zijn de eigenaren via Office 365 verbonden met het team. Daarnaast is de Outlook agenda beschikbaar voor alle deelnemers.
Elk kanaal in een team heeft zijn eigen e-mailadres, zo kan er een e-mail verstuurd of doorgestuurd worden naar het kanaal.
Met een Microsoft Enterprise licentie is er de mogelijkheid een waarschuwing te geven wanneer een bericht wordt geplaatst dat niet thuishoort in een Teams chat. Wanneer een waarschuwing niet voldoet, is een andere optie om bepaalde content te blokkeren.
Microsoft Teams voor non-profitorganisaties
Microsoft Teams heeft ook veel te bieden aan non-profitorganisaties. Al is dit te veel om nu op te noemen, het is wel mogelijk in grote lijnen te vertellen wat de mogelijkheden zijn. Zo kunt u gebruik maken van de volgende functies in Teams:
- Teams maakt het mogelijk gemakkelijk contact te onderhouden met de vrijwilligers, medewerkers en partners
- Teams zorgt voor een veilige omgeving waar gevoelige informatie gedeeld kan worden
- Het is mogelijk via teams een virtuele fundraising te houden met tot wel 10.000 kijkers
- Buiten Teams om zijn er een hoop programma’s die voor een non-profit ook handig zijn om te gebruiken of die wellicht al gebruikt worden. Het is mogelijk deze apps te verbinden met Teams om het nog makkelijker en overzichtelijker te maken om deze apps te gebruiken
- Teams heeft een aantal voorbeeld teams die gebruikt kunnen worden als opzetje. Het is ook mogelijk meerdere teams te maken voor verschillende doeleinden. Zo is het mogelijk een team te maken voor: projecten, fundraising, rekruteren, enz.
Dit is in een notendop wat teams te bieden heeft voor een non-profitorganisatie. Hopelijk geeft deze tekst voldoende informatie om aan de slag te kunnen. Als u geïnteresseerd bent in meer informatie, of als u nog vragen heeft, neem dan gerust contact met ons op, dan kunnen wij met u meedenken over de mogelijkheden.