Ten eerste is het misschien handig uit te leggen wat Power Automate is. Power Automate is een platform dat jou kan helpen simpele taken automatisch uit te voeren. Denk bijvoorbeeld aan ieder keer dat je hetzelfde mailtje moet sturen of dat je graag een melding had gehad wanneer iets online verscheen. Power Automate kan dit voor jou doen. Dit is niet gelimiteerd aan deze opties, wanneer jouw computer iets uit kan voeren zou Power Automate dit ook moeten kunnen. De mogelijkheden zijn dus eindeloos.
Hoe werkt dit dan?
Om dit voor jou te doen maakt Power Automate gebruik van een zogeheten workflow. Een workflow is een aantal opdrachten die achter elkaar worden uitgevoerd. Dit klinkt misschien een beetje vaag, maar denk hierbij aan het versturen van een email. Een email is niet in een klik op de knop verstuurd. Je moet deze eerst aanmaken, gegevens van de ontvanger invullen, de mail schrijven en op de verstuur knop drukken. Dit is ook hoe een workflow werkt. Deze workflow is aangemaakt voor een bepaald doel. Om dit doel te bereiken moeten een aantal stappen worden gezet. Al deze stappen achter elkaar heet dus een workflow.
Voordat je denk dat dit zomaar gebeurt, dat is niet zo. Om deze workflow te starten moet aantal eisen worden voldaan. Ten eerste is het mogelijk om de workflow aan of uit te zetten. Wanneer deze workflow aan staat zijn er opties om eisen te stellen wanneer deze gaat werken. Bijvoorbeeld jij post iets op je social media en wilt dit met al je collega’s delen via de mail. Dan maak je een workflow om deze email te versturen en dan is het vereiste dat de social media post eerst online moet staan. Wanneer deze online staat wordt de mail pas verstuurd. Het is overigens ook mogelijk een workflow handmatig te starten. Dit zal voor veel workflows niet van toepassing zijn, maar het is prettig dat de optie er is.
Hoe maak je een workflow?
Power Automate is gemaakt om makkelijk te gebruiken. Het is namelijk een low-code platform. Dit wil zeggen dat je niet veel kennis over programmeren nodig hebt om Power Automate te kunnen gebruiken.
Om te beginnen moet he Power Automate platform worden opgestart. Je kan dit gratis gebruiken of inloggen met een school/werk account. Wanneer ingelogd kom je op de start pagina.
Wanneer je bent ingelogd en op het start scherm zit sta je voor een keuze, namelijk wat voor workflow je wilt maken. In dit voorbeeld wordt een workflow gemaakt. Deze workflow gaat werken wanneer een SharePoint bestand wordt toegevoegd aan de SharePoint, wanneer deze is toegevoegd is het de bedoeling dat een e-mail wordt verstuurd naar de eigenaar van de SharePoint.
Nu duidelijk is wat de workflow als doel moet hebben, moet worden gekeken naar de manier waarop. De keuzes hiervoor zijn zelf een workflow maken of een sjabloon gebruiken. Sjablonen zijn workflows die door andere zijn gemaakt en die jij kan gebruiken. Het makkelijkste is natuurlijk om een sjabloon te gebruiken. Het is ook altijd handig om te kijken of er al een sjabloon bestaat voor de workflow die jij wilt maken. In dit geval zal ook gebruik worden gemaakt van een sjabloon.
Klik boven in het scherm op de zoekbalk. Vul hier SharePoint in. Klik vervolgens op SharePoint. Nu krijg je een hele lijst met sjablonen van andere mensen die jij kan gebruiken. In dit geval maken we gebruik van het sjabloon: “Een e-mail verzenden als een nieuw item in SharePoint wordt gemaakt.”
Wanneer hierop is geklikt krijg je een nieuw scherm met daarop de mogelijkheid om je e-mail en je SharePoint te koppelen aan de workflow. Wanneer je dit hebt gedaan krijg je een groen vinkje te zien dat aangeeft dat het is gelukt om te koppelen.
Wanneer dit is gelukt klik je op doorgaan. Bij de volgende stap is het een kwestie van gegevens invullen. In dit geval staan er voorbeelden wat waar moet worden ingevuld. Ook wordt aangegeven welke velden nog moeten worden ingevuld. Wanneer je klaar bent met invullen klik je op opslaan en dan heb je een workflow gemaakt.
Ben je toch niet tevreden en wil je nog iets aanpassen aan een van je workflows, dan klik je op mijn stromen in het linker kader. Klik vervolgens op de stroom die je wilt aanpassen. Klik dan links boven in de taakbalk op bewerken om de workflow aan te passen. Overigens is het ook mogelijk de workflow te verwijderen in deze taakbalk. Voor de rest kan je hier ook zien of de workflow nog werkt en hoevaak deze is uitgevoerd in de afgelopen 28 dagen. Ook kan je de flow hier aan of uit zetten.
Dit was een workflow gemaakt met een sjabloon. Je kan ook helemaal zelf een workflow maken. Je klikt links in je scherm op maken. Hier kan je kiezen uit 5 veschillende workflows, deze zijn:
Een geautomatiseerde cloudstroom maken
Deze workflow gaat werken wanneer de gebeurtenis die jij hebt geselecteerd plaats heeft gevonden.
Een directe cloudstroom maken
Dit is een workflow die in werking gaat wanneer jij deze handmatig activeert.
Een geplande cloudstroom maken
Bij deze workflow kies jij wanneer deze in werking gaat.
Een bureaubladstroom samenstellen (werk of school account)
Deze workflow vereist een aparte download. Wanneer deze download klaar is kan je de bureaubladstroom opstarten. Deze workflow maakt het mogelijk om bijna elke actie die jouw computer uit kan voeren te automatiseren. Hiervoor moet je alleen elke stap die je wilt toevoegen handmatig toevoegen. Ook heeft het een functie om het beeldscherm op te nemen, zo kan de workflow de stappen die jij tijdens de opname zet kopiëren en later nog een keer uitvoeren.
Een bedrijfsprocesstroom bouwen (werk of school account)
Hierbij maak je een workflow die iemand uit moet voeren. Het prettige hierbij is dat de volgende stap pas te zien is als de stap ervoor is afgerond.
Welk van deze workflows je maakt is natuurlijk afhankelijk van het probleem dat je op wil lossen. Echter heb je nu wel een idee wat deze workflows kunnen. De gratis workflows zijn makkelijk te maken en gebruiken, het programma helpt bij elke stap die moet worden gezet. De workflows voor werk en school accounts zijn iets ingewikkelder. Dit komt vooral omdat je hier meer mee kan, je hebt meer mogelijkheden om te automatiseren.
Nu uitgelegd is wat power Automate is, hoe het werkt en hoe jij dit kan gebruiken moet nog wel kort vermeld worden dat power Automate is gelimiteerd aan jouw verbeelding. Kijk daarom eens rond bij de sjablonen misschien zit er iets tussen of kan je zelfs iets verbeteren.
Dit is in het kort wat Microsoft Power Automate inhoudt en hoe dit gemakkelijk processen voor jou uit kan voeren. Ben je geïnteresseerd in meer informatie, of heb je nog vragen? Neem dan gerust contact met ons op, dan kunnen wij met je meedenken over eventuele mogelijkheden.