Een non-profit organisatie staat altijd voor een reeks uitdagingen. Een van deze uitdagingen is de manier van communicatie die binnen de organisatie wordt gebruikt, zonder dat dit al te veel geld kost. Een oplossing hiervoor is Microsoft Teams. We starten met de voordelen van Microsoft Teams voor non-profits.
Wat is Teams?
Kort gezegd is Teams een platform dat ondersteuning biedt op het gebied van communicatie. Al is er in Teams veel meer mogelijk dan alleen communiceren. Teams bestaat uit verschillende teams. In deze teams kunnen verschillende kanalen worden gemaakt. Zie dit als kleiner groepje voor een specifiek doel, zoals algemeen, vergaderen, nieuws, etc. Het is wel belangrijk om niet te veel kanalen te maken, om het overzicht te behouden. Daarnaast kan je gemakkelijk vergaderen en gemakkelijk met collega’s praten in een kanaal chat. Ook kan je iemand een direct bericht sturen, dan zit je met elkaar in een chat in plaats van met het hele team. Het is prettig dat dit op het Teams platform kan, anders gaan er straks allemaal gesprekken door elkaar heen op verschillende platforms.
Microsoft Teams voor non-profits is onderdeel van Microsoft Office 365. Dit betekent dat Teams voor non-profits die voldoen aan de eisen tot wel 10 gratis gebruikers krijgt. Wanneer je meer gebruikers nodig hebt, krijg je korting. Dit betekent dat Teams voor non-profits erg goedkoop is. Om je hiervoor op te geven is het belangrijk je eerst te registreren bij Techsoup.
De link met andere Microsoft apps
Teams heeft de makkelijkste integraties tussen Microsoft apps. Zo is het mogelijk bestanden te delen en gegevens uit andere Microsoft apps te halen. Denk hierbij aan Outlook.
Via elk apparaat beschikbaar
Teams is via een computer, Apple- of Android-apparaat te downloaden. Dit betekent dat je overal Teams kan gebruiken, zowel achter je bureau als buiten de werkomgeving. Dit is superhandig, want je kan nu supersnel iets vragen of reageren op een vraag zonder achter je bureau te zitten. Plus het is niet gelimiteerd aan alleen de chat functie, ook heb je toegang tot de documenten, het bellen en de agenda. Het is misschien niet zo makkelijk en overzichtelijk als op de PC, maar het is een geweldig alternatief voor wanneer je niet achter je bureau zit. Het is dan ook een ideale manier om informatie naar de hele organisatie door te sturen. Dit maakt het makkelijker en sneller contact te maken en onderhouden met mensen binnen de organisatie, partners en de vrijwilligers. Mocht je gek worden van al deze meldingen, dan kunnen deze gewoon uit worden gezet. Dit is handig wanneer je even bezig zijn of gewoon buiten je werktijden om.
Contact met partners
Voor een hoop non-profitorganisaties is het belangrijk om tijdens bepaalde projecten contact te houden met partners. Dit is door middel van de chat en belfunctie supermakkelijk. Daarnaast is Teams een platform waarin je op een veilige manier gevoelige data kan delen.
Het is binnen Teams ook mogelijk gast accounts aan te maken. Dit zijn accounts die gewoon in je teams kunnen, maar die gelimiteerd zijn aan bepaalde functies en gegevens die jij aan kan geven. Zo lekt gevoelige informatie niet uit.
Mochten bepaalde partners niet aanwezig kunnen zijn bij een meeting, dan kan deze vergadering altijd worden opgenomen. Deze wordt dan in het team gedeeld, zodat iedereen de meeting op een later moment terug kan kijken. Dit is ook handig mocht je iets vergeten zijn, dan kan je dit gewoon terugkijken.
Microsoft Teams Live Events
Sinds het Corona virus wordt steeds meer werk online verricht. Fundraisen kan tegenwoordig ook online via Teams. Doormiddel van Microsoft Teams Live Events kan je live een presentatie geven aan tot wel 10.000 mensen. Hierdoor is dit een ideaal platform om een grote hoeveelheid mensen te bereiken tijdens je digitale Fundraising.
Agenda
Microsoft Teams heeft ook een agenda functie. Deze functie is verbonden met jouw Outlook agenda, hier kan je zien wat er op de planning staat. Ook kan je nieuwe punten in je agenda zetten. Wanneer je een nieuw agendapunt aanmaakt, kun je ook mensen uit je team uitnodigen. Wanneer dit is aangemaakt kan je via dit agendapunt ook aan de meeting meedoen, zo hoef je geen link op te zoeken en niet te onthouden waneer welke meeting is. Omdat dit gekoppeld is kan je deze veranderingen ook in het Outlookprogramma en je telefoon terugvinden. Zo blijf het overzichtelijk welke taken en meetings je hebt.
Andere apps in Teams
Nog een reden waarom Microsoft Teams zo handig is om te gebruiken, is dat je vanuit Teams andere apps kan verbinden met Teams. Ook kan je binnen Teams verschillende applicaties downloaden. Kijk maar eens in de catalogus, aangezien er zo veel keuze is, zit er voor iedereen wel wat tussen. Deze apps maken Teams nog prettiger om te gebruiken. Een hoop mensen binnen jouw organisatie zullen gebruikmaken van meer apps dan alleen Teams. Deze apps kunnen in het team worden gezet. Denk bijvoorbeeld aan Sharepoint hier kan je bestanden in opslaan, maar ook kunnen meerdere mensen tegelijk in hetzelfde bestand werken.
Bestanden uit Word, Excel of Powerpoint kunnen als tabblad in een team worden gezet. Het is dus handig bestanden hier op een georganiseerde manier op te slaan. Op die manier kan je altijd aan de gang met je documenten, of oude documenten terugvinden. Ook is het in deze bestanden mogelijk om: met meerde mensen tegelijk aan de slag te gaan, om feedback of opmerkingen achter te laten en kan je zien wie wat heeft veranderd in de documenten. Kortgezegd zorgt Teams ervoor dat je niet constant tussen Word, Excel of Powerpoint hoeft te wisselen maar deze gewoon in een app kan openen.
Wanneer je eenmaal bezig bent met Teams zal je inzien wat de voordelen zijn van het gebruiken van dit platform. Wel wordt aangeraden voornamelijk Teams te gebruiken, vooral binnen de organisatie komen berichtjes en belletjes beter over dan e-mails. Het zal misschien even wennen zijn, maar uiteindelijk zal je er veel profijt van hebben.
Dit is in het kort beschreven wat de voordelen zijn voor een non-profitorganisatie die gebruik maakt van Microsoft Teams. Ben je geïnteresseerd in meer informatie, of heb je nog vragen? Neem dan gerust contact met ons op, dan kunnen wij met je meedenken over de mogelijkheden.